Модуль «Документы»
Управления согласованием заявок на расходы, договоров и смет, контроль времени согласования, формирование пути следования документа, настройка чек-листа
Проблема организации
Процесс согласования документов является важной составляющей ежедневной работы музея. В этом процессе участвуют почти все сотрудники организации, многие из которых очень далеки от юридических и бухгалтерских вопросов. Наряду с возможной слабой организацией сотрудников, их некомпетентность в делопроизводстве приводит к появлению значительного количества административных издержек.
Какие мы видим основные стандартные негативные факторы в документообороте?
  • иНарушение коммуникации между сотрудниками. В цепочках согласования документов могут участвовать несколько человек. Болезнь, плохое настроение, загрузка кого-нибудь из участников цепочки может значительно замедлить принятие решения.
  • «Обратная очередность» бумажного документооборота. В стопке бумажных документов на столе ответственного сотрудника верхним является последний принесенный документ, поэтому у него больше шансов быть рассмотренным, чем у принесенного ранее. Наиболее актуальные бумаги выпадают из поля зрения, что приводит к конфликтам между сотрудниками, а иногда к срыву сроков проектов, несвоевременной оплате, несоблюдению договорных обязательств.
  • Повторение ошибок. У сотрудников, инициирующих проекты и проводящих переговоры с контрагентами, часто остаются черновики документов или документы, со временем теряющие актуальность. Файлы, названные похожими или одинаковыми именами, плохая организация хранения файлов приводят к тому, что в проектах новых документов повторяются ошибки, исправленные юристами или бухгалтерией в прошлые разы.
  • Потеря документов. «Вы мне не приносили акт!» — «Ну как же, я положил его вот сюда на Ваш стол!» — «Ничего не знаю! Приносите его еще раз!» Такие диалоги знакомы всем. Нужна фиксация перемещения бумаг.
    Функции модуля
    1
    Создание цепочек согласования
    Модуль позволяет построить структуру организации и установить последовательности согласования документов разных типов
    2
    Формирование заявки
    При формировании запроса на согласование проводится загрузка черновика документа, с обязательной проверкой актуальности стандартных данных: реквизитов, обязательных пунктов договора, уполномоченных лиц и пр.
    3
    Фиксация ошибок
    Сотрудник, согласующий документ, указывает отдельными пунктами ошибки в черновике документа. Эти пункты появляются в виде чекбоксов при загрузке исправленного файла.
    4
    Архив шаблонов актуальных документов
    Документы, прошедшие проверку могут быть занесены в архив шаблонов.
    5
    Хранение версий документа
    В системе хранятся все загруженные файлы. Это дает возможность в случае конфликта выяснить кто из сотрудников допустил ошибку.
    6
    Информирование и контроль времени
    Модуль позволяет настраивать временные правила согласования. При согласовании документа, а также в случае превышения времени согласования система отправляет сообщение сотрудникам, участвующим в цепочке.
    Раздел «Документы»
    В этом разделе осуществляется согласование черновиков договоров с контрагентами.
    Окончательным этапом согласования является загрузка файла, не содержащего ошибок.
    Раздел «Заявки»
    В этом разделе осуществляется согласование заявок от отделов и сотрудников на закупки в рамках согласованных ранее смет и бюджетов.
    Если вам интересен наш проект, оставьте, пожалуйста, ваши контакты.
    Мы будем информировать вас о наших успехах

    Обратите внимание, что нажимая кнопку [передать!] вы соглашаетесь на обработку ваших персональных данных.
    Ознакомьтесь с нашей Политикой в отношении обработки персональных данных
    Ваше имя
    Ваш e-mail
    Организация
    © ООО «Музейные кодовые системы», Санкт-Петербург
    code@museum.systems


    2019
    Made on
    Tilda