Модуль «Документы»
Согласование текстов договоров, заявок на текущие расходы, утверждение смет, контроль времени согласования, формирование пути следования документа,
настройка чек-листа, бесшовная интеграция с 1С
Проблема организации
Процесс согласования документов является важной составляющей ежедневной работы музея. В этом процессе участвуют почти все сотрудники организации, многие из которых очень далеки от юридических и бухгалтерских вопросов. Наряду с возможной слабой организацией сотрудников, их некомпетентность в делопроизводстве приводит к появлению значительного количества административных издержек.
Какие мы видим основные стандартные негативные факторы в документообороте?
  • Нарушение коммуникации между сотрудниками. В цепочках согласования документов могут участвовать несколько человек. Болезнь, плохое настроение, загрузка кого-нибудь из участников цепочки может значительно замедлить принятие решения.
  • «Обратная очередность» бумажного документооборота. В стопке бумажных документов на столе ответственного сотрудника верхним является последний принесенный документ, поэтому у него больше шансов быть рассмотренным, чем у принесенного ранее. Наиболее актуальные бумаги выпадают из поля зрения, что приводит к конфликтам между сотрудниками, а иногда к срыву сроков проектов, несвоевременной оплате, несоблюдению договорных обязательств.
  • Повторение ошибок. У сотрудников, инициирующих проекты и проводящих переговоры с контрагентами, часто остаются черновики документов или документы, со временем теряющие актуальность. Файлы, названные похожими или одинаковыми именами, плохая организация хранения файлов приводят к тому, что в проектах новых документов повторяются ошибки, исправленные юристами или бухгалтерией в прошлые разы.
  • Потеря документов. «Вы мне не присылали черновик договора!» — «Ну как же, я отправил в пятницу вечером!» — «Ничего не знаю! У меня в почте его нет!» Письма с отправленными на согласование документами теряются в общем объеме рабочей переписки. Нужен выделенный канал перемещения проектов документов и управление их согласованием.
    Интеграция с 1С
    Бесшовная интеграция с 1С Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, Предприятие, УНФ
    Функции модуля
    1
    Создание цепочек согласования
    Модуль позволяет построить структуру организации и установить последовательности согласования документов разных типов
    2
    Формирование заявки
    При формировании запроса на согласование проводится загрузка черновика документа, с обязательной проверкой актуальности стандартных данных: реквизитов, обязательных пунктов договора, уполномоченных лиц и пр.
    3
    Фиксация ошибок
    Сотрудник, согласующий документ, указывает отдельными пунктами ошибки в черновике документа. Эти пункты появляются в виде чекбоксов при загрузке исправленного файла.
    4
    Архив шаблонов актуальных документов
    Документы, прошедшие проверку могут быть занесены в архив шаблонов.
    5
    Хранение версий документа
    В системе хранятся все загруженные файлы. Это дает возможность в случае конфликта выяснить кто из сотрудников допустил ошибку.
    6
    Информирование и контроль времени
    Модуль позволяет настраивать временные правила согласования. При согласовании документа, а также в случае превышения времени согласования система отправляет сообщение сотрудникам, участвующим в цепочке.
    Для руководителей
    Модуль Документы обладает следующими преимуществами
    Внедрение за один семинар
    Для музеев со штатом меньше 100 человек систему можно внедрить всего за один день. Мы заранее занесем всех пользователей в систему и настроим цепочки согласования. После этого проведем небольшую презентацию, выдадим тестовые задания и в течение дня будем находиться в музее, оперативно отвечая на все возникающие вопросы.
    Одобрение в коллективе
    До начала разработки Модуля Документы мы понимали, что не все её будущие пользователи будут обладать высокими компетенциями в сфере информационных технологий и делопроизводства. Поэтому приложили все усилия к тому, чтобы этот модуль стал простым помощником в деле согласования документов. Все сотрудники Пермской галереи освоили систему и используют её для решения ежедневных задач.
    Не требуется отдельный сотрудник в штате для обслуживания и поддержки
    Администрирование системы заключается в периодическом продлении хостинга и корректировке цепочек согласования в случае кадровых изменений в организации. С этим без труда справится любой сотрудник музея.
    Верный помощник при взаимодействии с внешней бухгалтерией и онлайн-закупках
    Модуль Документы контролирует множество коммуникационных задач и оперативно отправляет e-mail и push уведомления. Например, после согласования документа мы напомним сотруднику, что он должен принести подписанные акты и проследим, чтобы подписанный договор не потерялся и ушел на оплату вовремя.
    Раздел «Документы»
    В этом разделе осуществляется согласование черновиков договоров с контрагентами.
    Окончательным этапом согласования является загрузка файла, не содержащего ошибок.
    Раздел «Заявки»
    В этом разделе осуществляется согласование заявок от отделов и сотрудников на закупки в рамках согласованных ранее смет и бюджетов.